Olkha Accounting

Что это такое

Olkha Accounting помогает бухгалтерской компании держать в порядке всю отчётность по клиентам. В одном месте — список клиентов, какие отчёты они должны сдать, к какой дате, кто из сотрудников этим занимается и в каком статусе сейчас работа.

Программа задумана так, чтобы заменить таблицы в Excel, переписку в мессенджерах и личные напоминалки. Все нужные данные — внутри системы, доступны всей команде, не теряются и не дублируются.

Здесь нет ничего общего с самим формированием деклараций — для этого есть профильный софт. Olkha Accounting отвечает за организацию работы: что делается, кем, когда и в каком состоянии.

Главные понятия

Чтобы быстро освоиться, достаточно понимать несколько ключевых терминов.

Клиент

Юридическое лицо или ИП, для которого вы ведёте отчётность. У клиента есть реквизиты, контактные лица, история работы и чат.

Вид отчётности

Шаблон регулярного отчёта: например, «УСН декларация», «Уведомление по НДФЛ», «РСВ». Виды бывают глобальные (общие для всех) и привязанные к компании.

Отчёт (карточка)

Конкретная задача — сдать такой-то вид отчётности за такой-то период по такому-то клиенту, к такой-то дате. Это основная единица работы. Внутри карточки — статус, дедлайн, исполнители, чат и полная история изменений.

Статус

В каком состоянии сейчас отчёт: «в работе», «подготовлено», «отправлено», «исправить ошибки» — набор статусов настраивается под вашу компанию. У каждого статуса — свой цвет, иконка и флаг «Финальный» (закрывает работу по отчёту). В справочнике статусов (/submission-statuses/) при редактировании сразу видно, как статус будет выглядеть в канбане, на доске, в ганте и в архиве клиента.

Исполнитель

Сотрудник, ответственный за конкретный отчёт. Один отчёт может вести несколько исполнителей.

Крайняя дата сдачи

До какой даты отчёт обязательно должен быть сдан в контролирующий орган. Используется во всех видах планирования — гант, календарь, канбан.

Планирование

Внутренние даты «Начать» и «Закончить», в которые вы планируете заняться отчётом. По умолчанию они подставляются из рекомендованного срока вида отчётности, но их легко изменить — потянуть края полосы на ганте или поправить руками в карточке.

Клиенты

Раздел Клиенты — справочник всех ваших юрлиц и ИП. С главного экрана можно искать по названию, заходить в карточки.

Карточка клиента разбита на вкладки:

• Чат — переписка с клиентом, видна всей команде. Сообщения, файлы, реакции, всё в реальном времени.
• Основное — наименование, организационно-правовая форма, система налогообложения, примечание.
• Реквизиты — ИНН, КПП, ОГРН, дата регистрации, юридический адрес.
• Контакты — список контактных лиц со стороны клиента: ФИО, должность, телефоны. Контакта можно пригласить в клиентский портал.
• Сейф — защищённое хранилище секретных записей и файлов клиента, закрытое пин-кодом. Каждый клиент — свой пин.
• Отчётность — какие виды отчётов закреплены за клиентом, кто исполнитель, отсюда же создаются карточки отчётов.
• Сводка — все отчёты клиента с фильтром по статусу.

Клиента можно архивировать — он перестанет попадаться в списках и фильтрах, но история и переписка останутся.

Виды отчётности

В разделе Виды отчётности собраны все типы регулярных отчётов, с которыми вы работаете. Часть из них — глобальные (приходят в систему сразу), часть вы заводите сами под особенности своей компании.

Для каждого вида можно назначить исполнителей по умолчанию — тогда при создании новой карточки они подставятся автоматически.

Здесь же есть удобная функция массового создания отчётов: выбираете вид, период и крайнюю дату сдачи — система покажет всех клиентов, которым этот вид назначен, и создаст карточки сразу для всех. Не нужно заходить в каждого клиента отдельно.

Если на эти периоды у кого-то из клиентов отчёты уже есть, программа об этом предупредит и покажет, что именно изменится: текущая дата → новая. Можно заменить существующие, пропустить их или отменить операцию. Любая замена попадает в чат соответствующего отчёта как служебная запись «Срок сдачи перенесён».

Карточка отчёта

Карточка отчёта — это место, где живёт всё, что связано с конкретной задачей. Вы попадаете в неё из доски, ганта, календаря, канбана или из карточки клиента.

Что внутри

• Шапка — вид отчётности и период (рядом, в одном заголовке), под ним клиент и крайняя дата сдачи.
• Статус — текущий статус с цветовой меткой; меняется в один клик. Каждое изменение фиксируется и попадает в чат как событие.
• Исполнители — список ответственных, можно добавлять и убирать.
• Планирование — даты «Начать» и «Закончить», когда вы планируете заняться отчётом, и крайняя дата сдачи. Все три можно менять прямо в карточке. На ганте план — это полоса, краями которой можно тащить.
• Чат — внутреннее обсуждение по этому отчёту. Сюда же автоматически попадают служебные события: смена статуса, назначение исполнителя, перенос крайней даты сдачи.

История смены статусов и крайних дат хранится в чате отчёта навсегда — всегда можно посмотреть, кто и когда что менял.

Архив клиента

Архив — визуальное представление отчётности клиента в стиле настоящего бумажного архива. Годы стоят корешками на полке, внутри каждого года — папки по периодам (квартал, месяц, полугодие, год), а в папке лежат листы — сами карточки отчётов.

Каждый лист помечен стикером-закладкой с иконкой и цветом статуса: видно с ходу, что в работе, что сдано, что требует внимания. Когда папка раскрыта, листы слегка «растрёпаны» — сдвинуты и повёрнуты случайно, как живая бумага. Просроченные листы переливаются красно-оранжевым, чтобы сразу бросались в глаза. Клик по листу «вытаскивает» его из ящика в центр экрана — появляется сводка по отчёту (клиент, период, статус, исполнители, крайний срок) на фоне заблюренного архива; из сводки можно открыть полную карточку отчёта.

Архив удобен, когда нужно быстро охватить взглядом всю работу по клиенту за год и сразу нырнуть в нужный отчёт.

Сводка

Сводка — главный обзорный экран. Большая таблица: строки — клиенты, колонки — отчёты по периодам. На пересечении видно, какой статус у конкретного отчёта, и можно тут же открыть карточку.

Сводка хороша, когда нужно быстро понять общую картину: где у нас провалы, где всё готово, у кого ничего ещё не начато.

Сверху — фильтры по дате (диапазон), по исполнителю, по типу клиента, по статусу. Цвет ячейки совпадает с цветом статуса, поэтому проблемные места сразу бросаются в глаза.

Канбан

Канбан-доска — визуальная картина того, в каком состоянии находится текущая работа. Колонки доски — это статусы вашей компании, плюс отдельная колонка «Без статуса» для только что созданных отчётов.

Каждый отчёт — это карточка, которую можно перетащить мышкой в другую колонку, чтобы поменять статус. Это удобнее, чем заходить в карточку и менять статус через выпадающий список.

Что ещё умеет

• Сортировка колонок — порядок статусов меняется перетаскиванием заголовка колонки. Порядок сохраняется и применяется ко всем сотрудникам компании.
• Фильтры — по дате дедлайна (диапазон «от — до»), по исполнителю (включая чип «Без исполнителей» для бесхозных отчётов), по форме клиента, по конкретному клиенту (с поиском).
• Переключатель «Мои / Все» — режим запоминается, в следующий раз откроется в том же.
• Индикатор переполнения — если в колонке больше отчётов, чем влезло в экран, снизу появится подсказка «+N записей». Доскроллив до конца, увидите «— это всё —».

Канбан удобен для оперативной работы «здесь и сейчас» — посмотреть, что у нас в работе, что подготовлено к отправке, что уже сдано.

Гант

Диаграмма Ганта показывает отчёты на временной шкале. Каждая полоска — это отчёт: её левый край — дата «Начать», правый — «Закончить». Розовая зона справа — время после крайней даты сдачи, в неё лучше не залезать. Сразу видно, что и когда нужно сделать, какие отчёты пересекаются по времени, где плотность работы выше.

Полоску можно тащить за края, чтобы изменить план; средняя часть — целиком переносит весь диапазон. При наведении на ручки и зону крайней даты сдачи появляются подсказки. У завершённых отчётов на полосе — круглый маркер, и края «залочены» от случайного перетаскивания.

Масштаб настраивается ползунком — можно смотреть в зуме на пару недель, можно на полгода вперёд. Доступен переключатель «Мои / Все» — он запоминается между визитами.

В панели фильтров — исполнители, организационно-правовая форма клиента, конкретные клиенты (с поиском) и чек «скрыть завершённые». Состояние фильтров и масштаб сохраняются прямо в адресной строке: можно поделиться ссылкой на конкретный срез или перезагрузить страницу без потери настроек.

Календарь

Календарь — классический месячный вид. Каждый отчёт показан в дне дедлайна (или плановой дате, если она задана). Удобно, когда нужно посмотреть «что сдаём в этом месяце» или планировать недельную нагрузку.

Карточку можно перетащить на другой день — это поменяет плановую дату. Дедлайн при этом остаётся прежним.

Чаты

Чат — нерв системы. Все обсуждения по работе лежат внутри программы, привязаны к контексту и доступны всей команде.

Какие бывают чаты

• Общий чат компании — для всех сотрудников.
• Личные сообщения — один на один с коллегой.
• Чат с клиентом — общая переписка по клиенту, в которой клиент видит сообщения через свой портал.
• Чат внутри отчёта — узкое обсуждение конкретного отчёта, плюс автоматические события вроде «статус изменён на „отправлено"».
• Чат техподдержки — связь с разработчиками системы (вынесен в подвал бокового меню).

Что умеет

• Сообщения, файлы, картинки, реакции эмодзи.
• Ответ на сообщение — навели на нужное сообщение, нажали стрелку — над полем ввода появится цитата с превью оригинала. У получателя в баббле будет компактная цитата, по клику она перенесёт к исходному сообщению.
• Доставка в реальном времени (без обновления страницы), отметка прочитанного, счётчики непрочитанных.
• Группировка сообщений по автору, цветные аватарки.
• Поиск по списку чатов и вкладки «Все / Личные / Клиенты / Отчёты» с бейджами непрочитанных — быстро отфильтровать нужный тип переписки.
• При повторном открытии раздела автоматически открывается чат, в котором вы были в прошлый раз.
• Индикатор присутствия — рядом с именем собеседника в шапке чата видно, на месте ли он сейчас: активен, переключился на другую вкладку или отошёл от компьютера.
• Уведомления — всплывающие карточки в углу экрана, уведомления браузера для скрытой вкладки, мигающий заголовок и звук. В профиле — тонкие настройки по типам чатов (личные / отчёты / клиенты / компания / техподдержка / автособытия).

Клиентский портал

У каждого клиента есть свой личный кабинет, в который можно его пригласить — по ссылке или через QR-код. Внутри портала клиент видит:

• Свои отчёты — список всех своих отчётов со статусами и дедлайнами.
• Чат с бухгалтерией — это тот же чат, что и на вашей стороне в карточке клиента. Сообщения, файлы, реакции синхронизированы.
• Свой профиль — имя, аватар, смена пароля.

Если у одного контактного лица несколько юрлиц, между ними переключаться можно в шапке портала.

Портал сделан под мобильные устройства — клиенту удобно зайти с телефона.

Сотрудники и права

В разделе Сотрудники — список всех, кто работает в компании. У каждого сотрудника есть карточка с фотографией, должностью и набором прав.

Должности

Должности — это просто справочник, индивидуальный для каждой компании. Их можно завести на лету прямо из карточки сотрудника.

Права

Права гранулярные — каждый «разрешённый кружок» отвечает за конкретную возможность: видеть всех клиентов или только своих, менять статусы, назначать исполнителей, управлять справочниками и так далее. Это позволяет дать стажёру минимум, а руководителю отдела — широкие полномочия.

Профиль

Свой профиль можно открыть кликом по аватарке в шапке. В модальном окне — имя, email, аватар, смена пароля. Аватар используется везде: в чатах, в карточках, в фильтрах.

Здесь же — настройки уведомлений по типам чатов и баннер с состоянием разрешения уведомлений в браузере.

Что планируется

Программа активно развивается. В ближайших планах:

• Уведомления о дедлайнах — автоматические напоминания за несколько дней до сдачи.
• Push-уведомления — поверх существующих браузерных уведомлений, чтобы события доходили даже когда программа не открыта.
• Упоминания в чатах — обращение к коллеге через @имя с уведомлением.
• Импорт клиентов — быстрая загрузка из Excel или CSV, добавление по ИНН.
• Статистика по сотрудникам — кто сколько сдал, где есть просрочки.
• Экспорт — выгрузка сводных данных во внешние форматы.

Если у вас есть пожелания — пишите в чат техподдержки внизу бокового меню.